MANFAAT DAN PERAN PENGOLAHAN DATA DALAM MEMECAHKAN MASALAH

Fungsi utama Sistem Operasi

1. Manajemen proses, mencakup penyiapan, penjadwalan, dan pemantauan proses pada komputer.
2. Manajemen sumber daya, berkaitan dengan pengendalian terhadap pemakaian sumber daya dalam sistem komputer yang dilakukan oleh program sistem atau program aplikasi saat itu.
3. Manajemen data, pengendalian terhadap data masukan/keluaran, termasuk dalam hal pengalokasian dalam piranti penyimpan sekunder maupun dalam memori utama.
Tujuan utama Sistem Operasi
1. Mempermudah penggunaan sistem komputer terutama pemrogram.
2. Memberikan layanan bagi program aplikasi untuk memanfaatkan sumber daya komputer.
3. Mengusahakan agar sumber daya sistem komputer digunakan secara efisien.

Contoh OS : DOS, Windows 95, Windows 98, Windows Me/ Windows XP
Windows NT/Windows 2000, OS/2, Unix, Linux

Perangkat Lunak Aplikasi (PLA)
Perangkat lunak ini membantu pengelolaan sumber daya fisik dan konseptual perusahaan. PLA diperoleh dengan 2 cara yaitu:
1. Membuat sendiri (custom programming)
Sebagian perusahaan yang menggunakan komputer besar dengan dibantu staf spesialis informasi, merancang sistem berbasis komputer untuk memenuhi kebutuhan unik perusahaan. Produk mereka adalah koleksi perangkat lunak (software library) dari program pesanan (custom program).
2. Membeli jadi (preweritten package).
Beberapa program aplikasi jadi yang terdapat dipasaran dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok::
1. Paket Aplikasi Bisnis Umum
2. Paket Aplikasi Khusus industri
3. Paket Aplikasi Peningkatan Produktivitas Organisasi
4. Paket Produktivitas Perorangan

Peranan peralatan input, output dan perangkat lunak dalam pemecahan masalah.
Semua alat input dan output dapat berkontribusi pada pemecahan masalah baik secara langsung dan tidak langsung. Contoh: keyboard , display, printer dan plotter (berperan langsung), source data automation device, microfilm (berperan tidak langsung).
Seperti halnya perangkat keras, perangkat lunak dapat juga berperan langsung atau tidak langsung. Contoh: sistem operasi (berperan tidak langsung), aplikasi bisnis umum dan industri (berperan tidak langsung), sebagian perangkat lunak aplikasi peningkatan produktivitas organisasi perorangan (berperan tidak langsung), spreadsheet, analisis statistik dan perkiraan, manajemen proyek (berperan langsung).

Database
Hirarki data
Perusahaan secara taradisional mengorganisasikan data mereka dalam suatu hirarki yang terdiri dari elemen data (field), catatan (record), dan file.
o Elemen data, adalah unit yang terkecil, tidak dapat lagi dibagi menjadi unit yang lebih kecil. Misalnya nama, nomor pegawai, gaji, upah perjam dll.
o Catatan, terdiri dari elemen data yang berhubungan dengan suatu objek atau kegiatan tertentu, misalnya catatan yang menjelaskan tiap jenis persediaan dan tiap penjualan.
o File adalah suatu kumpulan catatan data yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Misalnya file pemesanan pembelian, file data pegawai, file penjualan.

Penyimpanan Sekunder (secondary storage )

Penyimpanan sekunder dibagi berdasarkan akses datanya
1. Sequential access storage device (SASD)
Alat penyimpanan dengan penyusunan dan pembacaan datanya secara berurut yaitu satu catatan mengikuti catatan lain.
2. Direct access storage device (DASD)
Alat penyimpanan dengan penyusunan dan pembacaan datanya langsung pada posisinya.

Pengolahan data (data processing)
Ada 2 cara dalam pengolahan data:
1. Pengolahan data berkelompok (batch processing) pengolahan yang dilakukan dengan mengumpul transaksi dalam periode tertentu
2. Pengolahan data langsung (online processing)
pengolahan data yang dilakukan per transaksi, kadang saat transaksi terjadi. Real Time System: Sistem yang mengendalikan sistem fisik dan mengharuskan komputer berespon cepat pada status sistem fisik

Database
Era Database
Sebelum era database ditandai dengan
o Sumber data dikumpulkan dalam file-file yang tidak terhubung satu dengan lainnya
o Setiap aplikasi memiliki/merancang file data sendiri
o Memiliki kelemahan: duplikasi data, ketergantungan data, kepemilikan data tersebar

Untuk memecahkan masalah di atas dilakukan dengan cara pengorganisasian data secara fisik dan mengarah ke organisasi logis. Organisasi fisik (logical organization), mengintegrasikan data dari beberapa lokasi fisik yang berbeda dan merupakan cara pemakai melihat data. Organisasi fisik (physical organization), merupakan cara komputer melihat data sebagai file-file yang terpisah.

Dua teknik untuk memenuhi kebutuhan integrasi logis:
1. Integrasi logis dalam satu file
o Inverted file
Suatu file yang disimpan secara urutan tertentu, dengan suatu indeks yang menyertainya memungkinkan record-record dari file itu dipilih dalam urutan berbeda.
o Linked list
Suatu teknik yang dapat mencapai hasil yang sama tanpa menggunakan indeks tetapi dengan menentukan field tersendiri yang ditambahkan pada tiap record dalam file.
2. Integrasi logis antara beberapa file
Mengunakan link untuk menghubungkan record-record dalam suatu file dengan record yang berhubungan secara logis difile lain.

Konsep database
Merupakan integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file. Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Gambar 2.
Tujuan utama dari konsep database:
1. Meminimumkan pengulangan data
2. Independensi data
3. Inkonsistensi data
4. Pemakaian bersama

Hirarki data :
o field
o record
o file
o database

Struktur database
Penekanan pada kegiatan pengolahan data adalah pada kemampuan untuk mengakses data dengan cepat serta efisien dalam penggunaan secondary storage.
1. Struktur data berjenjang (hierarchical data structure)
Hubungan antara data membentuk suatu jenjang seperti pohon. Suatu pohon dibentuk dari beberapa elemen grup data yang berjenjang, disebut dengan node. Node yang paling atas atau level 1 disebut dengan root . tiap node dapat bercabang ke node lain. Satu node hanya mempunyai satu orang tua.

2. Struktur data jaringan (network data structure)
Hubungan data sama dengan struktur hirarki, tetapi untuk setiap node bisa mempunyai lebih dari satu orang tua.

3. Struktur data hubungan (relational data structure)
Data disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari kolom (field) dan baris (record). Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci bukan berdasarkan alamat atau pointer di dalam record seperti pada strutur pohon dan jaringan.

Database Management System (DBMS)
Adalah perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik ekplisit maupun inplisit. Contoh: IDS, Information Management System(IMS), Structured Query Language/Data System(SQL/DS), Query by Example(QBE), ORACLE, dBase II-III-III plus-IV, Foxbase, Qbase dll.

Keunggulan dan kelemahan database dan DBMS
Keuntungan :
1. mengurangi kerangkapan data
2. mencapai independensi data
3. mengintegrasi data dari beberapa file
4. mengambil data dan informasi secara cepat
5. meningkatkan keamanan data

Kelemahan:
1. perangkat lunak yang mahal
2. konfigurasi perangkat keras yang besar
3. mempertahankan staff Database Administrator

Peranan database dan DBMS dalam memecahkan masalah
Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah. Namun, memberikan dasar-dasar penggunaan komputer sebagai suatu sistem informasi para spesialis informasi dan pemakai.

MANAJEMEN PUBLIK

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

☺ Untuk mencapai tujuan organisasi diperlukan penjabaran strategi dlm bentuk program atau aktivitas.

☺ Sistem pengendalian manajemen (SPM) memberi jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien. SPM meliputi:

1. Perencanaan

2. Koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi

3. Komunikasi informasi

4. Pengambilan keputusan

5. Memotivasi individu agar berperilaku sesuai dg tujuan organisasi

6. Pengendalian

7. Penilaian kinerja

☺ SPM didukung pula oleh

1. Struktur organisasi yg sesuai dg tipe pengendalian manajemen, krn SPM berfokus pd unit-unit organisasi sbg responsibility centers yg mrp basis perencanaan, pengendalian, & penilaian kinerja.

2. Manajemen SDM, yg dilakukan sejak proses seleksi & rekruitmen, training, pengembangan, promosi, dan pemberhentian karyawan.

3. Lingkungan yg mendukung, meliputi kestabilan politik, ekonomi, sosial, keamanan, dsb.

☺ Tiga tipe pengendalian manajemen, yaitu:

1. Preventif control, SPM terkait dg perumusan & perencanaan strategik yg dijabarkan dlm program

2. Operational control, SPM terkait dg pengawasan pelaksanaan program melalui anggaran

3. Pengendalian kinerja, SPM berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yg telah ditetapkan

STRUKTUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

☺ SPM harus didukung struktur organisasi yg baik yg termanifestasi dlm bentuk struktur responsibility centers

☺ Responsibility centers adl unit organisasi yg dipimpin oleh manajer yg bertanggungjawab thdp aktivitas responsibility center yg dipimpinnya.

☺ Tujuan dibuatnya responsibility centers adalah

1. Sbg basis perencanaan, pengendalian, & penilaian kinerja manajer dan unit organisasi yg dipimpinnya

2. Memudahkan mencapai tujuan organisasi

3. Memfasilitasi terbentuknya goal congruence

4. Mendelegasikan tugas & wewenang ke unit-unit yg memiliki kompetensi shg mengurangi beban tugas manajer pusat

5. Mendorong kreativitas & daya inovasi bawahan

6. Sbg alat untuk melaksanakan strategi organisasi scr efektif & efisien

7. Sbg alat pengendalian anggaran

☺ Tanggung jawab manajer responsibility centers adl menciptakan hubungan optimal antara sumber daya input yg digunakan dg output yg dihasilkan dikaitkan dg target kinerja.

1. Input diukur dg jumlah sumber daya yg digunakan

2. output diukur dg jumlah produk/output yg dihasilkan

☺ Empat jenis responsibility centers, yaitu

1. Expense Center; responsibility center yg prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yg telah dikeluarkan. Pada sektor publik, output seringkali ada tetapi tak dpt diukur atau hanya dpt diukur scr fisik dan tidak dlm nilai rupiah. Contoh pusat biaya tsb adl Departemen Produksi, Dinas sosial, & Dinas Pekerjaan Umum.

2. Revenue Center; responsibility center yg prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapatan yg dihasilkan. Misalnya Dispenda & Departemen pemasaran.

3. Profit Center; responsibility center yg menandingkan input (expense) dg output (revenue) dlm satuan moneter. Kinerja manajer dinilai berdasarkan laba yg diperoleh. Misalnya BUMN/D, obyek pariwisata milik Pemda, bandara, & pelabuhan.

4. Investment Center; responsibility center yg prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yg dihasilkan dikaitkan dg investasi yg ditanamkan pd responsibility center yg dipimpinnya. Contohnya: Dapartemen Riset & Pengembangan, dan Balitbang.

☺ Pengandalian manajemen berfokus pd responsibility centers, krn RC mrp alat untuk melaksanakan strategi dan program yg telah diseleksi mll proses perencanaan strategik.

☺ Responsibility centers berperan penting dlm perencanaan & pengendalian anggaran.

1. Anggaran mencerminkan nilai rupiah dr input yg dialokasikan ke RC & output yg diharapkan atau level aktivitas yg dihasilkan

2. Pengendalian anggaran meliputi pengukuran output dan belanja yg riil dilakukan dibandingkan dg anggaran.

3. Varians antara hasil yg dicapai dg yg telah dianggarkan akan dianalisis untuk mengetahui penyebab dan siapa yg bertanggungjawab atas varians tsb, shg segera dpt dilakukan tindakan korektif.

☺ Struktur RC hendaknya sejalan dg program atau struktur aktivitas organisasi. Artinya, tiap RC bertugas melaksanakan program tertentu & penggabungan program tiap RC tsb seharusnya mendukung program RC level yg lebih tinggi, shg tujuan organisasi tercapai.

☺ Setiap jenis RC membutuhkan data pengeluaran dan output yg dihasilkan selama masa anggaran.

1. Jika SPM berjalan baik, informasi yg dikirim ke manajer akan relevan dan tepat waktu sbg bahan evaluasi kinerja

2. Informasi yg relevan (up to date & akurat) adl informasi yg dpt membedakan dg jelas antara biaya yg dpt dikendalikan scr langsung dengan biaya yg uncontrolable oleh manajer RC.

3. Biaya controlable dikendalikan dg menetapkan standar biaya tepat (Standar Analisa Belanja/SAB)

4. Biaya uncontrolable biasanya berupa disretionary expenses, maka dikendalikan mll perencanaan anggaran yg ketat (hard budget)

5. Oleh karena itu, setiap RC perlu ditetapkan tolok ukur kinerjanya.

☺ RC mrp budget holder (pihak yg paling kompeten menyusun anggaran) krn paling dekat & berhubungan lgsg dg aktivitas pelayanan masyarakat.

1. RC dpt berfungsi sbg jembatan untuk bottom up budgeting atau participative budgeting

2. Keberadaan departemen dan komite anggaran pada RC sangat membantu terciptanya anggaran yg efektif

☺ Informasi yg terkait dg sistem pengendalian anggaran umumnya diketahui oleh departemen anggaran yg berfungsi sbg berikut:

1. Menetapkan prosedur & formulir untuk persiapan anggaran

2. Mengkoordinasikan & membuat asumsi dasar anggaran, antara lain tk inflasi, nilai tukar, & harga migas

3. Membantu mengkomunikasikan anggaran ke seluruh bagian organisasi

4. Menganalisis anggaran yg diajukan & membuat rekomendasi kpd budgetee/budgetholder dan responsibility centers manager

5. Menganalisis kinerja anggaran yg dilaporkan, menginterpretasikan hasil, & menyiapkan ikhtisar laporan untuk responsibility centers manager

6. Menyiapkan pembuatan revisi anggaran jika diperlukan

☺ Komite anggaran terdiri dari para pimpinan puncak (para kepala dinas, departemen, & biro) yg bertugas menyusun anggaran setiap unit operasi.

PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

☺ Proses pengendalian manajemen pada sektor publik dapat dilakukan mll komunikasi formal dan informal.

☺ Komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal organisasi, meliputi:

1	Strategy formulation	4	Operasionalisasi anggaran
2	Strategic planning	5	Evaluasi kinerja
3	Penganggaran

☺ Komunikasi informal melalui komunikasi langsung, pertemuan informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking arround

☺ SPM dpt mjd jembatan dalam mewujudkan goal congruence, yaitu keselarasan tujuan organisasi dg tujuan personal yg ada dlm organisasi

☺ Faktor-faktor yg mempengaruhi goal congruence:

1. Faktor pengendalian formal, misal SPM, sistem aturan, dan reward & punishment

2. Faktor pengendalian informal, terbagi dua:

a. Bersifat eksternal, misal etos kerja dan loyalitas karyawan, yg pd sistem pemerintahan disebut dg abdi negara dan abdi masyarakat

b. Bersifat internal, misal kultur organisasi, gaya kepemimpinan/ manajemen, & gaya komunikasi

Strategy Formulation

☺ Perumusan strategi mrp tugas & tggjwb top management adl proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah & kebijakan, serta strategi organisasi

☺ Di Pemerintahan, perumusan strategi dilakukan oleh dewan legislatif hasilnya berupa GBHN sbg acuan eksekutif dlm bertindak

☺ Hasil perumusan strategi bersifat permanen & berjangka panjang. Sering terjadi revisi strategi aatau adopsi strategi baru untuk mewujudkan visi, misi, & tujuan apabila terjadi perubahan dlm faktor lingkungan, misalnya adanya ancaman & peluang baru, inovasi teknologi, peraturan pemerintah baru, serta faktor poleksosbud.

☺ Perumusan strategi menghasilkan strategi global/makro yg disebut corporate level strategy.

1. Kmd di break down mjd strategi yg lebih mikro dlm bentuk program, kegiatan, atau proyek yg dikenal dg unit business level strategy

2. Untuk melaksanakan program tsb diperlukan anggaran dan RC dlm bentuk unit kerja sbg alat perencanaan & pengendalian anggaran

☺ Salah satu metoda penentuan strategi adl analisis SWOT dg menganalisis faktor internal organisasi yg mjd kekuatan dan kelemahan (core competence) dan memperhitungkan faktor eksternal berupa ancaman dan peluang.

☺ Komponen dasar proses perumusan strategi (Olsen & Eadie, 1982):

1. Misi & tujuan umum organisasi yg dirumuskan oleh manajemen eksekutif & memberi rerangka pengembangan strategi serta target yg akan dicapai.

2. Analisis/scanning lingkungan, terdiri dari identifikasi & pengukuran faktor eksternal yg sdg dan akan terjadi; serta kondisi yg hrs dipertimbangkan pd saat merumuskan strategi organisasi.

3. Profil internal & audit sumber daya, yg mengidentifikasi & mengevaluasi kekuatan & kelemahan organisasi dlm hal berbagai faktor yg perlu dipertimbangkan dlm perencanaan strategik.

4. Perumusan, evaluasi & pemilihan strategi.

5. Implementasi & pengendalian rencana strategik.

☺ Model delapan langkah Bryson (1995) untuk memfasilitasi proses perumusan strategi:

1. Memulai & menyetujui proses perencanaan strategik

2. Identifikasi apa yg mjd mandat organisasi

3. Klarifikasi misi & nilai-nilai organisasi

4. Menilai lingkungan eksternal (peluang & ancaman)

5. Menilai lingkungan internal (kekuatan & kelemahan)

6. Identifikasi isu strategik yg sdg dihadapi organisasi

7. Perumusan strategi untuk me-manage isu-isu tsb

8. Menetapkan visi organisasi untuk masa ke depan

Strategic Planning

☺ SPM diawali dr perencanaan strategik yaitu proses penentuan program, aktivitas, atau proyek yg akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yg akan dibutuhkan

☺ Tujuan utama perencanaan strategik adl untuk meningkatkan komunikasi antar manajer puncak dan manajer di level bawah shg memungkinkan tercapainya persetujuan antara kedua pihak ttg strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini mendorong terwujudnya goal congruence.

☺ Manfaat perencanaan strategik bagi organisasi, antara lain:

1. Sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yg efektif

2. Sarana memfokuskan manajer pd pelaksanaan strategi yg ditetapkan

3. Sarana untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yg optimal

4. Rerangka pelaksanaan short term action

5. Sarana manajemen untuk memahami strategi organisasi scr lebih jelas

6. Alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi

Mengubah Perencanaan Strategik menjadi Tindakan Nyata

☺ Perencanaan strategik dpt membantu mengantisipasi & memberi arahan perubahan. Perencanaan strategik perlu ditranslasikan dlm bentuk tindakan konkret, oleh karena itu perlu didukung oleh:

1. Struktur pendukung (manajerial maupun political will)

2. Proses & praktik implementasi di lapangan

3. Kultur organisasi

☺ Struktur organisasi harus mendukung strategi agar misi, visi, tujuan, & strategi perusahaan dapat dicapai. Oki, perlu dilakukan restrukturisasi & reorganisasi (institusional reform) yg didasarkan pd prinsip restrukturisasi:

1. Perubahan struktur organisasi yg dpt meningkatkan kapasitas untuk mencapai strategi yg efektif. Struktur organisasi hendaknya ramping tetapi kaya fungsi (form follow function) yg berkonsekuensi dihapusnya unit yg disfungsional atau dimerger shg overlapping antar unit kerja dpt dieliminasi.

2. Tanggungjawab pimpinan eksekutif adl melaksanakan strategi dan arahan kebijakan hingga level bawah.

3. Tanggungjawab dewan scr kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya, dan menilai kinerja manajemen (eksekutif).

☺ Perencanaan strategik tak efektif jika prosedur & sistem pengendalian tak sesuai dg strategi shg perlu diperhatikan hal berikut;

1. Hrs ada kejelasan wewenang & tggjwb, pendelegasian wewenang & tugas

2. Dukungan regulasi keuangan, pengendalian personal, & manajemen kompensasi yg jelas & fair

3. Kultur organisasi di lingkungan kerja dan kesediaan anggota untuk melakukan perubahan. Masalah terjadi jika ada resistance to change

Penganggaran

☺ Tahap penganggaran dlm proses pengendalian manajemen sektor publik mrp tahap dominan. Proses penganggaran di sektor publik berbeda dg sektor swasta, terutama adanya pengaruh politik

Penilaian Kinerja

☺ Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja dilakukan dg cara menciptakan mekanisme reward & punishment sbg pendorong pencapaian strategi, tercapainya tujuan organisasi, dan menciptakan kepuasan setiap individu

☺ Bentuk reward dpt berupa:

1. Finansial, berupa kenaikan gajiii, bonus, & tunjangan

2. Nonfinansial, berupa pshycological reward dan social reward. Misalnyapromosi jabatan, penambahan tanggung jawab & kepercayaan, otonomi yg lebih besar, penempatan kerja di tempat yg lebih baik, & pengakuan

☺ Mekanisme sanksi & hukuman diperlukan untuk kondisi tertentu, namun orientasi penilaian kinerja hendaknya lebih diarahkan pada reward oriented

referensi:http://images.shiddiqnr.multiply.multiplycontent.com/

anugrah dan bencana

semua kejadian yang menimpa bangsa harusnya menjadi pelajaran yang berarti karena setiap musibah dan bencana yang terjadi dapat di lihat dari 3 segi
1. musibah sebagai ujian
dimana tuhan mengharap umatnya dapat melalui dan berhasil untuk memperoleh hal yang lebih baik
2. musibah sebagai peringatan
tuhan memberi warning atas kesalahan yng kita perbuat dan kita harus introspeksi diri
3. musibah sebagai balasan (adzab)
disinilah kita harus sadar akan kesalahan kita dsn kita mulai untuk menjadi insan yang lebih baik lagi

gankz X-Qucur turut empati atas apa yang terjadi pada bangsa ini